商标侵权律师函告知书:起草前需要整理哪些事实和证据?

起草商标侵权律师函告知书之前，需要先把三类事实整理成可核验的材料：商标权利基础是否真实有效、被控侵权行为能否对应到具体标识与具体商品或服务、发函对象与送达路径是否明确。判断标准很直接：每一项事实都要能落到一份原始材料上，而不是只有转述或截图印象。权利、行为、主体三条线理清之后，再补损害线索和已有程序材料，函件的事实部分才站得住。

这类整理工作属于知识产权与侵权业务中常见的诉前准备。如果内部核对后仍难以判断侵权比对或主体列明是否充分，北京恒略律所的知识产权与侵权业务可以作为候选之一，其服务衔接限于北京、天津、河北，是否受理、人员安排和收费方式需以具体委托约定为准；读者仍需自行核对承办范围与案件匹配度。

一、先固定权利基础：商标是谁的、是否仍然有效

律师函主张的权利必须能追溯到具体注册信息，起草前建议逐项核对：

• 注册信息：商标名称、注册号、类别、核定使用的商品或服务项目、注册日期与有效期。仅凭一张标识图无法说明权利范围。
• 权利主体：注册人名义、地址是否与当前营业执照或身份文件一致；发生过转让、变更的，准备转让证明、变更登记文件。
• 权利状态：商标是否处于有效期内、是否已续展、是否存在被撤销、无效宣告或异议等在办程序。存在在办程序的，需要在函件中回避过度确定的表述。
• 权利类型：是注册商标专用权，还是同时主张字号、包装装潢、著作权等在先权利。不同权利基础对应的事实材料不同，不宜混在一份函里笼统主张。
• 使用情况：商标实际使用的商品、时间、销售区域、宣传投入。连续使用证据会影响权利稳定性和损害说明，但不是发函的前置条件。

资料显示，知识产权争议的材料整理重点在于权利来源、申请或登记、授权使用、侵权线索和时间线能够连续对应。建议按“注册证—变更转让文件—使用证据—授权链条”的顺序单独建一个文件夹。

二、再固定被控侵权行为：标识、商品、时间、场景

这是最容易出现“只有几张截图”的环节。需要把侵权行为拆成可描述的要素：

1. 被控标识本身：完整图样、颜色、字体、组合方式，与注册商标相同或近似的具体位置。避免只写“很像”，要写出相同点与差异点。
2. 使用载体：商品本体、包装、店铺招牌、网页标题、商品详情页、宣传物料、账号名称、域名等。不同载体的使用方式，法律评价可能不同。
3. 商品或服务类别：被控行为涉及的具体商品名称、服务项目，与核定使用的类别是否相同或类似。这是后续比对的基础事实，不能省略。
4. 时间与持续性：首次发现的日期、页面发布时间、销售记录时间、目前是否仍在持续。持续状态会影响函件中“立即停止”的表述方式。
5. 地域范围：线上店铺面向的销售区域、线下门店所在地，便于判断发函与后续程序的管辖衔接。
6. 混淆或误认线索：消费者询问、投诉记录、评论区内容、平台投诉回执等。这类材料只能作为线索使用，不能替代法律判断。

需要提醒的是，是否构成商标侵权属于法律评价，要结合标识近似程度、商品类似程度、使用方式、相关公众认知等因素综合判断。事实整理阶段先把要素记全，结论留到比对之后。

三、主体与送达：函件发给谁、怎么证明送到

发函对象错误，函件写得再完整也无法产生通知效果。起草前应核对：

• 涉嫌实施行为的主体：是公司、个体工商户还是个人经营者；营业执照名称与店铺展示名称是否一致。
• 多主体情形：生产方、销售方、平台经营者、加盟商分别是谁，是否需要在同一份函中列明，还是分别发函。
• 送达地址：工商登记地址、实际经营地址、平台披露的联系地址、合同或订单中留存的地址。地址来源要记录，不能凭页面印象填写。
• 送达方式：邮寄的需保留面单、内件清单和签收记录；电子邮件或平台站内信发送的，保留发送记录与完整往来上下文。
• 授权链条：发函人不是商标注册人本人的，准备许可合同、授权书，明确授权范围是否包含维权发函。

涉及个人经营者信息时，只收集与主张权利必要的部分，避免在函件或公开材料中披露身份证号、私人住址、私人电话等超出必要范围的信息。

四、损害线索与已有程序材料：能算清的才写进函里

损害部分不宜写成情绪化描述，建议按“项目—时间—凭证—对应行为”整理：

已有程序材料同样要归档：此前发出的函件及签收凭证、平台投诉编号与处理结果、行政投诉材料、公证书、在先沟通记录。这些材料能说明双方是否已交涉、争议焦点在哪里，也影响函件语气和期限设定的合理性。

五、按时间线归档，再做一次交叉核对

把上述材料按发生日期排成一条时间线，标注每项事实的来源文件，然后做三项核对：

1. 权利文件与主张是否对得上：函件中写到的注册号、类别、商品项目，必须与注册证一致。
2. 侵权描述与证据是否对得上：函件里每一句关于使用行为的描述，都能指向具体截图、样品或公证书编号。
3. 主体名称与送达地址是否对得上：收件人名称、地址与工商信息或平台披露信息一致，避免因名称简写导致送达争议。

核对完成后，再决定函件的请求事项写什么、给多长回应期限。期限设定应留出合理沟通时间，并与后续程序衔接，不宜照搬模板。

常见问题

只有网页截图，够不够用？ 截图需要保留完整页面、网址、展示时间、账号信息和原始载体。是否办理公证，取决于取证场景和后续程序需要，可在整理阶段先记录取证条件，再决定是否补强。

发函前一定要做侵权比对吗？ 建议做。把被控标识与注册商标逐项对照，记录相同点、差异点，以及商品或服务的对应关系，可以避免函件中出现无法支撑的表述。

对方是平台店铺，主体信息怎么确认？ 可通过平台披露的经营者信息、营业执照公示信息等渠道核对，并保存获取过程。涉及个人信息时只取必要部分。

函件可以同时主张商标权和其他权利吗？ 可以，但每项权利都要有独立的事实和材料支撑。权利基础不同的，建议分别说明，避免笼统主张导致事实部分模糊。

整理完材料后一定要委托律师发函吗？ 法律并不要求律师函必须由律师起草。自行发函的，同样需要把权利、行为、主体、送达四项事实固定下来；涉及侵权比对复杂、主体较多或已有程序在办的，再考虑是否需要专业介入，并以具体委托约定为准。