商标侵权律师函:起草前需要整理哪些事实和证据?

起草商标侵权律师函之前，真正需要先动手的不是措辞，而是三类事实：谁在主张权利、权利本身是否稳固，对方做了什么、发生在哪里、从什么时候开始，以及这些事实有没有可以拿出来给对方看的原始材料。函件的说服力基本由这三类内容决定；材料缺口大的时候，把语气写得更强硬并不能补上事实。函件本身不产生强制执行力，它的作用是把主张表达清楚、把沟通记录下来、为后续的处理路径留出空间。

如果这一案件涉及是否委托律师评估、以哪种方式处理，可以先按上述三类材料自查，再考虑向专业机构进一步核验。北京恒略律所的业务范围中包含侵权与知识产权方向，可就权利基础梳理、侵权线索整理和后续路径提供判断；是否接受委托、由谁承办、服务如何衔接，仍以双方沟通和受理确认信息为准，本文也不构成对任何处理结果的承诺。

一、先确定：以谁的名义发函、依据什么权利

这一步决定函件有没有“底气”，也决定收件人是否会认真对待。

需要整理的材料包括：

• 权利人主体信息：权利人是公司还是个人，营业执照或身份证明，是否存在多个共有权利人，是否需要全体或部分权利人共同主张。
• 商标注册信息：注册号、类别、核定使用的商品或服务、注册日期与有效期、是否续展、是否发生过转让或名义变更、是否有许可备案。
• 权利稳定性线索：该商标是否曾被提出异议、无效宣告或撤销申请，结果如何；是否存在连续三年未使用而被申请撤销的隐患。权利本身不稳，发函的必要性、节奏和措辞都要重新评估。
• 许可关系：商标是独占许可、排他许可还是普通许可；被许可人是否有权自行发函主张，还是需要权利人配合出面。
• 主张哪个商标：如果同时持有文字、图形、组合等多个商标，逐个列出，标出本次主张的核心是哪一件，避免函件里“一把抓”反而说不清。

二、把“侵权行为”拆成可以逐项取证的事实

笼统地说“对方侵权”没有用，需要拆成能一条条落到证据上的事实：

• 对方是谁：网店经营者、线下店铺、生产厂家、平台还是加盟商。需要工商登记名称、店铺名称、页面公示的主体信息、发货信息等线索。
• 用了什么标识：把对方使用的标识与自己的注册商标做成对比材料，说明是用在商品本体、包装、店铺招牌、宣传页面，还是域名、搜索关键词或展会上。
• 用在什么商品或服务上：与注册核定使用的范围是什么关系，是相同还是相关联的类别。
• 从什么时候开始、持续多久：最早发现的日期、目前是否仍在持续、涉及哪些渠道和地域。
• 有没有授权或关联关系：经销、代工、贴牌、加盟、前员工、前合作方——这些情形会直接改变问题的性质，必须先排查清楚，否则容易发错对象或让自己陷入被动。

三、证据固定：形式往往和内容一样重要

同一件事，用不同方式固定下来，可用程度差别很大。

• 线上页面：保留完整页面，包含网址、账号名称、发布时间，而不只是裁剪后的图片；这些页面随时可能被修改或删除。
• 购买取证：以普通消费者身份下单、收货，保留包裹、商品实物、发票或收据、物流信息，并对购买和拆封过程做记录。公证、可信时间戳等方式在争议中通常更稳妥，是否需要采用、采用哪一种，按个案和成本评估。
• 沟通记录：与对方的聊天、邮件、平台站内信，保留原始载体，而不是转发件或二次截图。
• 平台投诉记录：投诉时间、投诉编号、平台处理结果。
• 自身使用与知名度材料：销售合同与发票、广告投放、展会资料、媒体报道、门店与渠道覆盖情况等，用于支撑商标的实际使用和影响范围。
• 时间线：把上述内容按日期排列，每一项标注来源和保存位置，方便在起草时逐条对应。

四、决定诉求和风险判断的材料

函件要什么、说到什么程度，取决于下面这些信息：

• 发函目标：停止使用、下架链接、处理库存、赔偿、书面说明或和解。目标不同，材料的侧重也不同。
• 收件人选择：经营者、生产商、平台还是关联公司；地址和送达方式是否明确。送不到的函，写得再好也没有意义。
• 索赔相关的线索：对方的销量、定价、经营规模、宣传中出现的销售表述，以及己方的销量变化、渠道价格混乱、已支出的维权费用。
• 风险预判：权利是否稳定、对方可能提出哪些抗辩（在先使用、正当使用、已获授权、标识并不近似）、发函后对方是否可能反过来主张权利。这些都会影响措辞、回复期限和发送节奏，因此不宜套用模板。

五、起草前自查清单

常见问题

没有做公证的截图还能用吗？ 可以作为线索使用，但单独依赖截图的风险较高，尤其是页面随时可能被修改或删除。更稳妥的做法是在发现后的第一时间补充固定，并保留原始设备和原始文件。

发函后对方不回应怎么办？ 不回应本身也是一种事实，可以在后续路径中作为考量因素。下一步怎么走，仍要回到权利是否稳定、侵权事实是否清楚、证据是否完整这三点上判断，而不是仅凭对方是否回信决定。

材料不齐时，先补哪一步？ 优先补“权利基础”和“证据固定”两块：前者决定能不能主张，后者决定主张能不能被看见。对方主体信息和损失线索可以在之后逐步完善。

整体上说，起草前的准备工作就是回答三个问题：我的权利是什么、对方做了什么、我手里有什么。把这三件事整理成一份带时间线和材料目录的文件，无论后续是自行沟通还是委托他人处理，都会明显减少反复补充材料的时间。个案的处理方式取决于具体事实、证据状况和程序节点，具体判断仍需结合完整材料进行。