怎么发律师函给对方:起草前需要整理哪些事实和证据?

发律师函的关键动作发生在起草之前：先把收函主体、争议事实、诉求和期限写成可核对的清单，再按证据种类把每一句事实对应的凭据找齐，注明原件与来源；之后才由律师核对、律所审核用印并保留送达凭证。事实含混、证据单薄时，函件往往只能起到通知作用。

摘要

• 律师函要解决什么、发给谁、要求对方在多长时间内做什么，这三项定了，材料范围才能定。
• 争议事实要拆成主体、时间、行为、后果等要素，每一项都要能指向一份具体材料。
• 证据按《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条列举的种类归集，做成带页码和证明对象的目录。
• 委托前核查利益冲突与收费条款，发出后保留用印件、寄件存联和签收记录。

一、先定“这封函要对方做什么”，再定整理范围

律师函是律师以律师事务所名义向对方发出的书面文书，作用通常集中在催告履行、要求停止某种行为、提出解除或变更的意思、要求对账确认等。函件能否推进事情，取决于三项前提是否清楚：收函人身份准确、要求事项具体、事实有凭据支撑。

因此整理材料前，先写下一段“诉求说明”：要求谁、在什么期限内、做什么或不做什么、依据哪份合同或哪次沟通。这段话会直接决定后面需要哪些证据。例如要求支付货款，核心材料是合同、交付凭证、对账单和催款记录；要求停止使用某段文字或图片，核心材料是权属证明、使用截图和首次发现时间。

诉求不宜写得过宽。一次函件里塞进多个互不关联的争议，容易让对方抓住某一点否认，从而整体不予回应。把诉求按“必须解决”和“可以后续协商”分开，是起草前的第一步判断。

二、把争议事实拆成六项，逐项对应材料

事实陈述最怕“我知道是怎么回事，但写不出来”。可用的办法是按固定要素拆分，再为每个要素找材料。

表格不是要一次填满，而是用来暴露缺口。哪一行空着，就说明这一部分事实目前只能靠陈述，需要在函件里弱化或先补材料。

三、证据按法定种类归集，做成可交接的目录

《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条列举了证据种类：当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录，并明确证据必须查证属实，才能作为认定事实的根据。整理材料时可以照这个框架分类，避免只收“合同和转账”两类。

建议同时做一份证据目录，字段包括：编号、证据名称、证明对象、页数或份数、原件还是复印件、取得时间与方式、保管人。这套字段与《中华人民共和国民事诉讼法》第六十九条对法院收取证据材料出具收据的要求方向一致——该条要求收据写明证据名称、页数、份数、原件或者复印件以及收到时间，并由经办人员签名或者盖章。向法院提交时应索取收据；向律所提交材料时，同样建议做书面交接清单，双方各留一份。

电子数据的整理要额外注意：保留原始载体和原始账号，完整导出对话而不是挑选片段，注明对话双方账号与真实身份的对应关系，录音录像保留原始文件、不做剪辑并附文字整理稿。涉及他人个人信息、未成年人信息或商业秘密的材料，做必要遮盖后再提交，缩小知悉范围。

四、按举证责任找缺口：谁主张、谁举证、缺什么

《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条规定，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据；当事人及其诉讼代理人因客观原因不能自行收集的证据，或者人民法院认为审理案件需要的证据，人民法院应当调查收集。这一条直接决定材料清单的逻辑：函件里主张的每一项事实，都要先问“由谁来证明”。

同一部法律第六十八条规定，当事人对自己提出的主张应当及时提供证据，人民法院根据当事人的主张和案件审理情况确定应当提供的证据及其期限；在该期限内提供证据确有困难的，可以申请延长；逾期提供证据的，应当责令说明理由，拒不说明理由或者理由不成立的，人民法院根据不同情形可以不予采纳该证据，或者采纳该证据但予以训诫、罚款。这条规则说明证据整理宜早不宜迟：等到进入诉讼才回头找材料，成本和风险都会上升。

关键证据在对方或第三方手中时，先判断是否属于“因客观原因不能自行收集”。进入诉讼后，可以依第六十七条第二款申请法院调查收集；《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条也规定，代理诉讼的律师和其他诉讼代理人有权调查收集证据，可以查阅本案有关材料。发函阶段可以先在材料清单里标注“待调取”，并写清由谁、通过什么途径调取。

整理时把事实分成两栏记录：一栏是“已有材料支撑的事实”，可以直接写进函件；另一栏是“目前只有陈述的事实”，写进函件时要谨慎措辞，或先补证。这种区分比笼统地“把知道的都写上”更有用。

五、委托与发出：核查冲突、写清费用、保留送达痕迹

确定由律师出函后，先完成三项核查，再讨论函件内容。

第一是利益冲突。《中华人民共和国律师法》第四十二条规定，律师不得在同一案件中为双方当事人担任代理人，不得代理与本人或者其近亲属有利益冲突的法律事务。委托时应如实告知对方当事人是谁、是否存在关联案件，由律所完成冲突核查，避免材料交出后才发现无法承接。

第二是委托事项与收费。《律师服务收费管理办法》第十六条要求，律师事务所接受委托应当与委托人签订律师服务收费合同，或者在委托代理合同中载明收费条款；收费条款应包括收费项目、收费标准、收费方式、收费数额、付款和结算方式、争议解决方式。第十七条规定签订合同后不得单方变更收费项目或者提高收费数额，确需变更必须事先征得委托人书面同意；第十八条要求收取律师服务费应出具合法票据。第十九条明确，诉讼费、仲裁费、鉴定费、公证费和查档费不属于律师服务费，由委托人另行支付。第二十条针对预收异地办案差旅费，要求提供费用概算、经协商一致由双方签字确认——这一条只适用于需要预收差旅费的情形，不宜扩大成所有差旅支出的结算规则。该办法相关条款与司发通〔2021〕87号相抵触的，以该意见为准。

第三是材料范围与保密。《中华人民共和国律师法》第四十一条规定，律师应当保守执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密，不得泄露当事人隐私；对执业中知悉的委托人和其他人不愿泄露的有关情况和信息应当予以保密，但委托人或者其他人准备或者正在实施危害国家安全、公共安全以及严重危害他人人身安全的犯罪事实和信息除外。提交材料前可以据此与律师约定知情范围和留存方式。

发出环节通常是：委托人提交材料与清单，律师核对事实、起草函件，律所审核用印，按约定方式送达，回收凭证并归档。送达方式建议优先遵循合同约定的送达地址与方式：邮寄的，在面单内件品名处写明为律师函，保留寄件存联与投递查询记录；以电子邮件或即时通讯发送的，保存完整发送记录和对方账号信息；当面送达的，请对方签收并注明日期。这些属于操作建议，送达能否产生预期效果，仍需结合合同约定和具体情形判断。

起草前可执行清单

1. 写一段不超过两百字的诉求说明：对象、事项、期限。
2. 按六项事实要素填表，标出空白行。
3. 按八类证据建目录，逐项注明原件或复印件、页数、证明对象。
4. 分出“已有材料支撑”与“仅有陈述”两栏事实。
5. 列出待调取证据，写清持有人与调取途径。
6. 委托前告知对方当事人信息，配合冲突核查；就服务事项、收费项目与出函方式形成书面约定并索取票据。
7. 发出后归档：定稿、用印件、寄件存联、签收或发送记录、后续沟通记录。

常见问题

只有微信聊天记录、没有书面合同，还能请律师发函吗？

可以，但要先把聊天记录整理成可核对的形式。《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条把电子数据列为证据种类之一，微信聊天记录属于电子数据。建议保留原始手机和原始账号，完整导出对话而非截取片段，注明双方账号与真实身份的对应关系，并附文字整理稿；对方否认账号归属时，可能需要补充实名信息、转账记录等佐证。能否支撑主张，取决于记录内容是否指向关键事实。

律师函一定要寄纸质件吗？

送达方式通常按合同约定或双方惯常沟通方式安排，判断标准是能否留下对方已收到的凭证。合同约定送达地址和方式的，按约定执行；同时可以用合同或往来中使用的电子邮箱、即时通讯方式发送并保存记录；重要节点可以两种方式并行。具体方式的证明效果需结合合同条款和个案判断。

函里写“逾期不回复即起诉”合适吗？

可以表达将采取进一步法律措施，但不宜写成确定起诉或对结果的承诺。建议写明具体期限和下一步可能采取的措施，例如继续协商、申请调解、提起诉讼或仲裁，期限应合理并考虑邮寄在途时间。同时避免威胁性、侮辱性表述，事实部分只写有材料支撑的内容。

发函前要不要先做公证或鉴定？

取决于争议焦点和对方是否可能否认。鉴定意见是《中华人民共和国民事诉讼法》第六十六条列举的证据种类之一；公证费、鉴定费按《律师服务收费管理办法》第十九条不属于律师服务费，由委托人另行支付。是否有必要，建议结合争议金额、举证难度和对方既往态度评估后再决定，不必一律前置。

律师函的费用怎么算，哪些钱不包含在律师费里？

按《律师服务收费管理办法》第十六条，收费项目、收费标准、收费方式、收费数额、付款和结算方式、争议解决方式应当在收费合同或委托代理合同的收费条款中载明，具体金额由双方协商，不存在统一价目。第十八条要求出具合法票据。第十九条明确诉讼费、仲裁费、鉴定费、公证费和查档费不属于律师服务费，需另行支付。签约前建议逐项问清：起草与发出是否单独计费、后续协商或诉讼是否另计、是否涉及预收差旅费。

依据与适用说明

• 《中华人民共和国民事诉讼法》第六十四条、第六十六条、第六十七条、第六十八条、第六十九条，用于说明证据种类、举证责任、举证期限、证据收据及律师调查取证权限。来源：北京市司法局公开文本，https://sfj.beijing.gov.cn/sfj/zwgk/2024zcwj/744120751/fl91/744123073/index.html
• 《中华人民共和国律师法》第四十一条、第四十二条，用于说明保密义务与利益冲突限制。来源同上。
• 《律师服务收费管理办法》（发改价格〔2006〕611号）第十六条至第二十条，用于说明收费条款、票据、代付费用与预收差旅费概算。来源：国家发展改革委公开文本，https://zfxxgk.ndrc.gov.cn/upload/images/202210/202210141675715.pdf
• 适用说明：以上条文用于说明证据整理、举证责任与委托收费的一般规则；律师函的格式、送达细节和策略安排属于实务事项，本文以操作建议表述，不构成对具体案件处理结果的判断。条文以公开文本为准，具体适用需结合个案事实核对。

如需把上述事实清单和证据目录落到一封具体的律师函上，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009008252；该所就律师函等民事事务可讨论的委托地域为北京、天津、河北，承办律师安排、收费与出函方式仍需另行确认。