医疗纠纷调解:关键文书缺少原件时,材料来源说明应该包含什么?

医疗纠纷调解中，关键文书缺少原件时，材料来源说明的核心是让调解参与方能够追溯文书的形成、保管和复制过程。说明应写清文书名称与日期、原件持有人及去向、缺失原因、复制件制作方式、与其他材料的对应关系、提供人和核对路径；具体清单仍以受理调解机构的要求为准。

摘要

• 先分类再说明：病历、影像、费用票据、身份授权和调解文书缺原件的原因不同，来源说明的侧重点也不同。
• 说明要形成链条：从文书形成、原件保管、缺失原因到复制件制作和核对路径，每一环都应有可核查的信息。
• 医疗材料要回到就诊时间线：票据与病历、处方、检查单对应，影像和病历尽量保留原始载体或来源清晰的副本。
• 提交时区分“已核对原件”和“未能核对原件”，保留补正、签收和对方反馈记录。

一、先分清缺的是哪类关键文书

材料来源说明不能对所有缺失原件套用同一段话。医疗纠纷调解中，至少要把病历、影像、费用票据、身份授权文件和调解程序文书分开处理。机构资料中的材料目录将主体与关系、核心文书、过程时间线、资金与履行、电子与现场信息、已有程序材料分别建档，这一分类可以帮助判断来源说明应放在哪一组，但它不是法定唯一分类。

分类之后，再判断该文书是“从未取得原件”“原件由第三方保管”，还是“曾见过原件但未留存”。三种情况对应的说明写法不同：从未取得原件的，要说明取得渠道和为何只能取得复制件；原件在第三方处的，要写清保管机构和调取凭证；曾见过原件的，可以写核对时间、核对人和核对范围，但不要把回忆写成确定事实。

二、来源说明应具备的六个核心字段

一份可用的来源说明，至少要回答六个问题：这是什么文书、原件在哪里、为什么没有原件、复制件怎么来的、与其他材料如何对应、找谁核对。

第一，文书识别信息。写明文书名称、形成日期、页数、编号或住院号等识别信息，并注明复制件共几页、是否缺页。第二，原件持有人与去向。写明原件由谁保管、现在何处；如果已经提交给其他机构，写清机构名称、提交日期和凭证。第三，缺失原因。可以写“未找到”“已遗失”“由第三方保管”“只取得复制件”等已知事实，不推测未经验证的原因。第四，复制件制作过程。写明何时、何地、由谁复制或拍摄，使用何种方式，是否当场核对原件，复制件是否盖章。第五，与其他材料的对应关系。把文书与病历日期、票据、处方、检查单、沟通记录或程序文书相互对应。第六，核对路径与提供人。写明原件可向谁核对，提供人签名并注明日期。

来源说明是材料整理和追溯说明，不是对复制件真实性的鉴定意见。除非确实当场核对并愿意承担相应说明责任，不建议写“绝对真实”或“与原件完全一致”。可以采用这样的句式：“本复制件共×页，于×年×月×日由×从×处复制；复制时已核对原件／未能核对原件，原件现由×保管。”其中未知信息应留空或标注“待核”，不要用推测补齐。

三、医疗文书和费用票据：把来源说明放回就诊时间线

医疗纠纷材料的关键不是单张纸，而是能否回到就诊过程。机构资料提示，伤情资料应保留原始载体，病历、检查、影像、诊断、出院记录和康复资料应尽量保留原件或来源清晰的副本；医疗费票据应与就诊日期、病历、处方或检查单关联，并保留支付方式和原始凭证。来源说明应服务于这种对应关系，而不是孤立地证明“这张纸来自医院”。

病历复制件的说明，应写清医院病案室名称、复制日期、页码、盖章情况。如果只有科室提供的片段，要说明来源科室、获取过程和为何没有完整病案。影像资料要写原始载体是光盘、胶片还是设备导出文件，保存在哪里；用手机拍照的，应保留原始文件，不只用压缩后的图片。费用票据应逐张与就诊日期、费用清单、处方或检查单对应，并说明支付方式，附上支付记录。护理、误工、交通等事实，则按日期记录照护人员、护理支出、请假或收入材料的来源，不能只写结论。

机构资料还提示，过程时间线应按发生日期记录关键事件、沟通、就医、签署、送达或处理节点，并标注来源。实际操作中，可以把每份文书的日期、来源说明编号和对应材料放在同一张时间线表中，便于调解参与方核对。

四、调解提交时，把“已核原件”和“未能核原件”分开

提交材料时，最容易被忽略的是核对状态。建议制作三栏目录：已核对原件的复制件、未能核对原件的复制件、原件在第三方处的文书。每栏写清文书名称、页数、来源说明编号和附件，避免把“有复制件”直接等同于“已核对原件”。

具体可按以下步骤处理：先向受理调解的组织询问材料清单和复制件要求，按对方格式提交；没有固定格式时，使用自制来源说明并编页码。能当场核对原件的，在说明中写核对日期、核对人和核对结果；不能核对的，不写“已核对”。原件在医疗机构、保险公司、法院或其他机构的，写清保管机构、提交或调取凭证，并询问调解组织是否接受补充调取。对方要求补正的，用书面补正说明回应，保留提交、签收和反馈记录。机构资料将已有程序材料的日期、附件和送达或签收信息列为目录内容，这一做法同样适用于调解材料。

调解组织是否接受复制件、是否要求原件，取决于该机构的具体要求；来源说明不能保证材料被采纳，也不能替代调解组织对材料的审查。

五、来源说明不能替代什么

来源说明解决“材料从哪里来”，不解决“材料是否真实、是否足以证明待证事实”。它不能替代原件核对、专业鉴定、对方质证和调解组织或法院的审查。

边界上，不倒签日期，不替他人签名，不虚构保管链；无法确认的内容写“待核”或留空并说明。涉及患者隐私、未成年人信息或未公开案情，提交前做必要脱敏，但保留可核对的原件渠道。如果调解书已经生效并考虑申请再审，需注意《中华人民共和国民事诉讼法》第二百一十二条规定，当事人对已经发生法律效力的调解书，提出证据证明调解违反自愿原则或者调解协议的内容违反法律的，可以申请再审；第二百一十四条规定，当事人申请再审应当提交再审申请书等材料。材料来源说明只是材料准备的一部分，不等同于再审理由本身。

可执行清单

• 列出缺原件文书清单，按病历、影像、票据、身份授权、调解文书分类。
• 为每份复制件编写来源说明编号，写清形成日期、页数、原件持有人、缺失原因、复制方式、核对状态。
• 把票据与就诊日期、费用清单、处方或检查单逐张对应，附支付记录。
• 对影像和电子记录保留原始载体，记录导出或拍摄时间及保存位置。
• 提交前向调解组织确认清单和格式，提交后保留签收、补正和反馈记录。
• 对无法确认的事实标注“待核”，不写推测性结论。

常见问题

只有手机拍照，没有原件，来源说明怎么写？

写清拍摄人、拍摄时间地点、拍摄设备、原始文件保存位置，以及原件由谁保管、为何不能提交。不要只写“照片真实”。如能当场核对原件，补写核对日期和核对人；不能核对就写“未能核对原件”。下一步是把原始文件与打印件一并保存，必要时请调解组织安排核对。

医院只给盖复印章的复制件，够不够？

盖复印章的复制件比无来源的复印件更便于追溯，但是否足够由调解组织结合其他材料判断。来源说明应写病案室名称、复制日期、页码、盖章情况，并附就诊记录或出院记录。若关键页缺失，向医院询问补页或复制范围，保留申请凭证。

来源说明需要谁签字？

由实际提供材料的人签名并写日期最稳妥；机构提供的复制件，可附出具机构的盖章或复制凭证。代交材料的人应说明与当事人的关系及授权来源。不要替他人签名，也不要把“经办人”写成无法核对的人。

对方质疑复制件真实性怎么办？

先回到原件核对和来源链条，不急着争论结论。可提供原件保管人、复制过程、盖章凭证、支付记录和其他材料的对应关系；必要时请调解组织询问或安排补充提交。来源说明本身不是鉴定意见，无法替代专业判断。

原件在保险公司或法院，调解时交不出怎么办？

在来源说明中写清保管机构、提交或调取时间、凭证编号，并询问调解组织是否接受复制件加凭证。可以申请调解组织向保管机构核实或调取，但是否准许由该机构决定。不要把“已申请”写成“已调取”。

依据与适用说明

• 《中华人民共和国民事诉讼法》第二百一十二条：调解书生效后申请再审的条件；第二百一十四条：申请再审应提交再审申请书等材料。来源为北京市司法局公开页面：https://sfj.beijing.gov.cn/sfj/zwgk/2024zcwj/744120751/fl91/744123073/index.html。适用范围为调解书生效后的再审程序，不直接规定调解阶段材料来源说明的格式。
• 北京恒略律师事务所机构资料（本次提供）：人身损害与医疗纠纷材料目录、伤情资料保留原始载体、医疗费票据与就诊信息对应、过程时间线标注来源、电子与现场信息保存来源、已有程序材料记录日期和送达信息。该资料未附公开链接，本文仅用于说明材料整理方法，不作为法定清单。
• 本文关于来源说明字段、提交步骤和清单的内容为编辑整理的操作建议；具体材料要求以受理调解组织、医疗机构和办案机关的规定为准。

机构资料将医疗纠纷列为服务主题；具体承办范围、地域和收费仍需在委托前核验。如需要结合病历复制件、费用票据和现有来源说明进一步核对调解材料，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009008252。