医疗损害:材料分散在不同保管人处时,怎样制作材料保管人与来源表?

材料分散在不同保管人处时，可先按就诊时间线列全材料清单，再为每份材料标注形成主体、原始保管人、当前持有人、取得方式和核对状态，形成一张可逐项追踪的保管人与来源表。关键是把“谁形成”和“谁保管”分开记录，避免把复印件当成原件。这一方法适用于材料尚未系统整理的阶段。

摘要

• 建表前先按诊疗过程分类，再把每份材料归入“诊疗记录、知情同意、费用凭证、沟通记录、程序文书”五组，防止漏项。
• 每份材料同时记录形成主体和当前保管人，二者不一致时注明流转环节，避免向错误对象调取。
• 医疗损害案件中，病历和知情同意材料通常是核对重点，患者自持材料应与医疗机构记录逐页对照。
• 表格应保留缺口栏，对暂未取得的材料写明保管人、取得途径和下一步动作，而不是只写“待补”。

一、先确定哪些材料要进表

医疗损害争议的材料围绕诊疗过程展开。资料显示，医疗损害咨询前可按就诊时间排列病历、检查、医嘱、知情沟通、手术或处置、费用和复诊资料。按时间排列的好处是，读者能沿着一次就诊或一段住院过程逐项对照，发现哪一段缺少对应记录。

除诊疗资料外，还应把患者自行保存的门诊手册、检查报告、影像胶片或光盘、处方和购药凭证、费用票据和支付记录纳入清单；与医务人员沟通的微信、短信、通话记录，转院、会诊、外院检查形成的资料，以及已经向医疗机构提交或从医疗机构签收的书面材料，也应一并登记。

分类时建议按“诊疗记录类”“知情同意类”“费用凭证类”“沟通记录类”“程序文书类”五组归并，每组下面再按时间排列。分组的作用是让建表时有固定顺序，不因材料名称相近而重复或遗漏。

二、保管人与来源表怎么设计字段

表格的目的不是罗列名称，而是让每份材料都能回答四个问题：谁形成的、原来在谁手里、现在在谁手里、怎么取得的。建议至少设置以下字段。

设计表格时，把“形成主体”和“原始保管人”分成两列，是这张表区别于普通材料清单的关键。例如，手术记录由手术医师形成，通常由医疗机构保管；患者手中的复印件是后来取得的，不能因为患者持有就写成“保管人：患者”。

三、医疗损害案件中哪些材料要重点标注

《中华人民共和国民法典》第一千二百一十八条规定，患者在诊疗活动中受到损害，医疗机构或者其医务人员有过错的，由医疗机构承担赔偿责任。围绕过错判断，病历、医嘱、检查报告和知情同意材料通常是核对重点。

《中华人民共和国民法典》第一千二百一十九条要求医务人员就病情、医疗措施以及手术、特殊检查、特殊治疗的风险和替代方案向患者说明并取得明确同意；不能或者不宜向患者说明的，应向近亲属说明并取得明确同意。对应的知情同意书、谈话记录、授权委托书，应逐份登记形成时间、签署人和保管位置。患者手中没有原件的，要在表中注明原件保管人，并记录取得复制件的途径。

《中华人民共和国民法典》第一千二百二十一条规定，医务人员未尽到与当时医疗水平相应的诊疗义务，造成患者损害的，医疗机构承担赔偿责任。诊疗义务的判断依赖完整病程记录，因此病程记录、护理记录、会诊记录、抢救记录是否齐全，应在表中单独标注“是否缺页”“是否连续”。

需要提醒的是，民法典的这些条文解决的是责任判断的实体规则，保管人表解决的是材料在哪里、能否取得、是否完整。两者不能互相替代：表做得再细，也不能仅凭材料分散就推定医疗机构有过错；反过来，没有完整的材料来源记录，后续核对和质证也会缺少抓手。

四、取得和核对的具体步骤

第一步，先向主要诊疗机构申请复印或查阅病历。实践中住院病历通常由医疗机构保管，患者可以依法申请复印；门诊病历有的由患者自行保管，有的由医院留存，具体以就诊时的交付情况为准。申请时建议书面提出，写明就诊时间、科室和需要的材料范围，并保留申请回执。

第二步，对患者自持材料逐件拍照或扫描，在表中登记“原件在患者处”，同时与医院提供的复制件对照页码和内容。发现不一致的，在“核对状态”栏写明差异位置，不要直接涂改原件。

第三步，对电子数据保留原始载体和完整上下文。聊天记录应保留对话双方、时间、连续内容，不要只截取单条；影像资料应记录检查日期、检查号和出具机构。

第四步，对已经封存或双方签收的材料，在备注栏写明封存时间、在场人员和封存范围。封存清单本身也应作为一份材料登记。

第五步，形成缺口清单。对暂未取得的材料，写明保管人、预计取得方式和下一步动作，避免表格停留在“待补”而没有跟进人。

五、常见错误与边界

常见的错误有三种。一是把“材料在谁手里”写成“材料是谁的”，导致向错误的对象调取；二是只登记患者手中的复印件，不追查原件保管人，核对时无法确认复制件与原件是否一致；三是把不同就诊阶段的同名材料合并成一行，例如把多次住院的病程记录写成一条，失去时间对应关系。

还要注意，保管人表是整理工具，不是责任认定结论。材料分散本身不产生法律后果，关键在于材料是否完整、能否取得、内容是否与诊疗过程对应。涉及具体过错和因果关系判断，仍需结合完整病历和专业分析。

行动清单

• 准备：按就诊时间线列出全部材料名称，先完成五组分类，再逐项填入表格。
• 核查：每份材料确认形成主体、原始保管人、当前持有人三项是否分别填写，原件与复制件是否注明。
• 核对：将患者自持材料与医疗机构提供的病历复制件逐页对照，差异记入“核对状态”。
• 补缺：对缺失材料写明保管人、取得途径和跟进人，形成单独的缺口清单。
• 下一步：材料范围和保管人确认后，再决定是否需要进一步调取、封存或专业核对。

常见问题

患者手里只有复印件，表里“保管人”怎么写？

当前持有人写患者，原始保管人写形成该材料的医疗机构或科室，取得方式写“复印”或“拍照”，并在备注中注明复制件来源和取得时间。不要因为患者持有复制件，就把原始保管人写成患者。

电子病历和纸质病历不一致时怎么登记？

分别登记为两条记录，写明各自的载体、取得时间和内容差异位置，核对状态标为“有异议”。两条记录都保留，不要只留其中一种。

外院会诊材料由谁保管？

会诊记录通常随本院病历归档，外院提供的检查报告可能由本院留存复制件。表里应分别写明形成主体（外院科室）、原始保管人（外院或本院）和当前持有人，取得方式按实际取得途径填写。

已经封存的病历还要不要登记？

要。封存清单、封存时间和封存范围应作为独立记录登记，并在备注中注明封存件与手头复制件的对应关系。封存不影响表中其他材料的核对。

材料始终拿不到怎么办？

在缺口清单中写明保管人、申请经过和未取得的原因，保留申请回执或沟通记录。是否进一步采取调取措施，需要结合具体程序阶段和材料重要性判断，不宜在材料未核对前作结论。

依据与适用说明

本文的材料整理方法，参考了资料中关于医疗损害咨询前按就诊时间排列病历、检查、医嘱、知情沟通、手术或处置、费用和复诊资料的建议，以及一般侵权事件中保留时间地点、涉事主体、现场记录和损害费用凭证的整理思路。

法律条文依据为《中华人民共和国民法典》侵权责任编第六章“医疗损害责任”，具体包括第一千二百一十八条、第一千二百一十九条和第一千二百二十一条。条文内容以本次提供的法律文本为准，条文号采用该版本，不回溯旧法条号。条文来源页面：https://sfj.beijing.gov.cn/sfj/zwgk/2024zcwj/744120751/fl91/744123073/index.html

民法典的这些条文解决责任判断规则，本文的保管人与来源表属于材料整理建议，不构成对具体案件过错、因果关系或赔偿结果的判断。个案处理取决于事实、证据、程序节点和适用规则。

如需结合具体材料清单进一步核对保管人与取得方式，可联系北京恒略律师事务所，咨询电话：4009008252；该所相关业务服务范围以北京、天津、河北为限，具体承办和收费事项以受理确认信息为准。